一、对象的添加:制作演示文稿,添加对象是最常见的操作。 方法一:快捷键法。按“Ctrl+M”组合键,即可快速添加1张空白幻灯片。 方法二:回车键法。在“普通视图”下,将鼠标定在左侧的窗格中,然后按下回车键(“Enter”),同样可以快速插入一张新的空白幻灯片。 方法三:命令法。执行“插入→新幻灯片”命令,也可以新增一张空白幻灯片。 1.2. 插入文本框
1、 执行“插入→文本框→水平(垂直)”命令,然后在幻灯片中拖拉出一个文本框来。 2、 将相应的字符输入到文本框中。 3、 设置好字体、字号和字符颜色等。 4、调整好文本框的大小,并将其定位在幻灯片的合适位置上即可。
注意:也可以用“绘图”工具栏上的文本框按钮来插入文本框,并输入字符。 1.3. 直接输入文本
在“普通视图”下,将鼠标定在左侧的窗格中,切换到“大纲”标签下。然后直接输入文本字符。每输入完一个内容后,按下“Enter”键,新建一张幻灯片,输入后面的内容。
注意:如果按下“Enter”键,仍然希望在原幻灯片中输入文本,只要按一下“Tab”键即可。此时,如果想新增一张幻灯片,按下“Enter”键后,再按一下“Shift+Tab”键就可以了 1.4. 插入图片
1、执行“插入→图片→来自文件”命令,打开“插入图片”对话框。 2、定位到需要插入图片所在的文件夹,选中相应的图片文件,然后按下“插入”按钮,将图片插入到幻灯片中。 3、用拖拉的方法调整好图片的大小,并将其定位在幻灯片的合适位置上即可。
注意:以定位图片位置时,按住Ctrl键,再按动方向键,可以实现图片的微量移动,达到精确定位图片的目的。 1.5. 插入声音 1、执行“插入→影片和声音→文件中的声音”命令,打开“插入声音”对话框。 2、定位到需要插入声音文件所在的文件夹,选中相应的声音文件,然后按下“确定”按钮。 注意:演示文稿支持mp3、wma、wav、mid等格式声音文件。 3、在随后弹出的快捷菜单中,根据需要选择“是”或“否”选项返回,即可将声音文件插入到当前幻灯片中。 注意:插入的声音文件后,会在幻灯片中显示出一个小喇叭图片,在幻灯片放映时,通常会显示在画面了,为了不影响播放效果,通常将该图标移到幻灯片边缘处。 1.6. 插入视频 1、执行“插入→影片和声音→文件中的影片”命令,打开“插入影片”对话框。 2、定位到需要插入视频文件所在的文件夹,选中相应的视频文件,然后按下“确定”按钮。 注意:演示文稿支持avi、wmv、mpg等格式视频文件。 3、在随后弹出的快捷菜单中,根据需要选择“是”或“否”选项返回,即可将声音文件插入到当前幻灯片中。 4、调整处视频播放窗口的大小,将其定位在幻灯片的合适位置上即可。 1.7. 插入Falsh动画 1、执行“视图→工具栏→控件工具箱”命令,展开“控件工具箱”工具栏。 2、单击工具栏上的“其他控件”按钮,在随后弹出的下拉列表中选“Shockwave Flash Object”选项,然后在幻灯片中拖拉出一个矩形框(此为播放窗口)。 3、选中上述播放窗口,按工具栏上的“属性”按钮,打开“属性”对话框,在“Movie”选项后面的方框中输入需要插入的Flash动画文件名及完整路径,然后关闭属性窗口。 注意:建议将Flash动画文件和演示文稿保存在同一文件夹中,这样只需要输入Flash动画文件名称,而不需要输入路径了。 4、调整好播放窗口的大小,将其定位到幻灯片合适位置上,即可播放Flash动画了。 1.8. 插入艺术字 1、执行“插入→图片→艺术字”命令,打开“艺术字库”对话框。 2、选中一种样式后,按下“确定”按钮,打开“编辑艺术字”对话框。 3、输入艺术字字符后,设置好字体、字号等要素,确定返回。 4、调整好艺术字大小,并将其定位在合适位置上即可。 注意:选中插入的艺术字,在其周围出来黄色的控制柄,拖动控制柄,可以调整艺术字的外形。 1.9. 绘制图形 1、执行“视图→工具栏→绘图”命令,展开“绘图”工具栏。 2、点击工具栏上的“自选图形”按钮,在随后展开的快捷菜单中,选择相应的选项(如“基本形状、太阳形”),然后在幻灯片中拖拉一下,即可绘制出相应的图形。 注意:①如果选择“自选图形、线条”下面的选项,可以绘制出展型图形来。②如果选中相应的选项(如“矩形”),然后在按住“Shift”键的同时,拖拉鼠标,即可绘制出正的图形(如“正方形”)。 1.10. 公式编辑 1、 执行“插入→对象”命令,打开“插入对象”对话框。 2、在“对象类型”下面选中“Microsoft 公式 3.0” 选项,确定进入“公式编辑器”状态下。 注意:默认情况下,“公式编辑器”不是Office安装组件,在使用前需要通过安装程序进行添加后,才能正常使用。 3、利用工具栏上的相应模板,即可制作出相应的公式。 4、编辑完成后,关闭“公式编辑器”窗口,返回幻类片编辑状态,公式即可插入到其中。 5、调整好公式的大小,并将其定位在合适位置上。 1.11. 插入其他演示文稿 1、将光标定在需要插入的幻灯片前面。 2、执行“插入→幻灯片(从文件)”命令,打开“幻灯片搜索器”对话框。 3、单击其中的“浏览”按钮,打开“浏览”对话框,定位到被引用演示文稿所在的文件夹中,选中相应的演示文稿,确定返回。 4、选中需要引用的幻灯片,然后按下“插入”按钮,再“关闭”退出即可。 注意:①如果需要引用演示文稿中的所有幻灯片,直接按下“全部插入”按钮就行了。②在按住Ctrl键的同时,用鼠标点击不同的幻灯片,可以同时选中不连续的多幅幻灯片,然后将其插入。③如果经常需要引用某些演示文稿中的幻灯片,在打开相应的演示文稿后,单击“添加到收藏夹”按钮,以后可以通过“收藏夹标签”进行快速调用。 1.12. 插入批注 1、选中需要添加意见的幻灯片,执行“插入批注”命令,进入批注编辑状态。 2、输入批注内容。 3、当使用者将鼠标指向批注标识时,批注内容即刻显示了出来。 注意:批注内容不会在放映过程中显示出来。 4、右击批注标识,利用弹出的快捷菜单,可以对批注进行相应的编辑处理。 1.13. 插入图表 1、执行“插入图表”命令,进入图表编辑状态。 2、在数据表中编辑好相应的数据内容,然后在幻灯片空白处单击一下鼠标,即可退出图表编辑状态。 3、调整好图表的大小,并将其定位在合适位置上即可。 注意:如果发现数据有误,直接双击图表,即可再次进入图表编辑状态,进行修改处理。 1.14. 插入Excel表格 1、执行“插入→对象”命令,打开“插入对象”对话框。 2、选中“由文件创建”选项,然后单击“浏览”按钮,定位到Excel表格文件所在的文件夹,选中相应的文件,单击“确定”按钮返回,即可将表格插入到幻灯片中。 3、调整好表格的大小,并将其定位在合适位置上即可。 注意:①为了使插入的表格能够正常显示,需要在Excel中调整好行、列的数目及宽(高)度。②如果在“插入对象”对话框,选中“链接”选项,以后在Excel中修改了插入表格的数据,打开演示文稿时,相应的表格会自动随之修改。
二、版面的设置:好的演示文稿一定需要好的版面,好的配色方案等等。 1、执行“视图→任务窗格”命令,展开“任务窗格”。 2、单击任务窗格顶部的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择“幻灯片版式”选项,展开“幻灯片版式”任务窗格。 3、选择一种版式,然后按其右侧的下拉按钮,在弹出的下拉列表中,根据需要应用版式即可。 2.2. 设置幻灯片版式 在标题幻灯片下面新建的幻灯片,默认情况下给出的是“标题和文本”版式,我们可以根据需要重新设置其版式。 1、执行“视图→任务窗格”命令,展开“任务窗格”。 2、单击任务窗格顶部的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择“幻灯片版式”选项,展开“幻灯片版式”任务窗格。 3、选择一种版式,然后按其右侧的下拉按钮,在弹出的下拉列表中,根据需要应用版式即可。 2.3. 使用设计方案 1、执行“视图→任务窗格”命令,展开“任务窗格”。 2、单击任务窗格顶部的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择“幻灯片设计”选项,展开“幻灯片设计”任务窗格。 3、选择一种设计方案,然后按其右侧的下拉按钮,在弹出的下拉列表中,根据需要应用即可。 2.4. 设置背景颜色 2、选中相应的按钮,执行“插入→超链接”命令,打开“插入超链接”对话框。 3、在左侧“链接到”下面,选中“本文档中的位置”选项,然后在右侧选中第10张幻灯片,确定返回即可。 注意:仿照上面的操作,可以超链接到其他文档、程序、网页上。 2.5. 设置页眉页脚 1、执行“视图→页眉和页脚”命令,打开“页眉和页脚”对话框。 2、选中“日期和时间”及下面的“自动更新”选项,然后按其右侧的下拉按钮,选择一种时间格式。 3、再单击“全部应用”和“应用”按钮返回即可。 注意:在“页眉和页脚”对话框中,选中“幻灯片编号”选项,即可为每张幻灯片添加上编号(类似页码)。 2.6. 修改幻灯片母板 1、执行“视图母板幻灯片母板”命令,进入“幻灯片母板”编辑状态。 2、仿照前面插入图片的操作,将公司LOGO图片插入到幻灯片中,调整好大小、定位到合适的位置上,再单击“关闭母板视图”按钮退出“幻灯片母板”编辑状态。 3、以后添加幻灯片时,该幻灯片上自动添加上公司LOGO图片。 2.7. 隐藏幻灯片 1、在“普通视图”界面下,在左侧的窗口中,按住Ctrl键,分别点击需要隐藏的幻灯片,同时选中多张不连续的幻灯片。 2、右击鼠标,在随后弹出的快捷菜单中,选择“隐藏幻灯片”选项即可。 注意:①进行隐藏操作后,相应的幻灯片编辑上有一条删除斜线。②如果需要取消隐藏,只要选中相应的幻灯片,再进行一次上述操作即可。 三、动画设置:为对象设置动画,这是演示文稿的精华。 1、选中需要设置动画的对象,执行“幻灯片放映→自定义动画”命令,展开“自定义动画”任务窗格。 2、单击任务窗格中的“添加动画”按钮,在随后弹出的下拉列表中,依次选择“进入→其他效果”选项,打开“添加进入效果”对话框。 3、选中“渐变式缩放”动画选项,确定返回即可。 注意:如果需要设置一些常见的进入动画,可以在“进入”菜单下面直接选择就可以了。 3.2. 设置动画播放方式 展开“自定义动画”任务窗格,双击第二个动画方案,单击“开始”右侧的下拉按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选择“之后”选项即可。 注意:在“自定义动画”任务窗格中,还可以快速设置动画播放“速度”等选项。 3.3. 设置退出动画 1、选中相应的对象,展开“自定义动画”任务窗格。 2、单击“添加动画”按钮,在随后弹出的下拉列表中,依次选择“退出→消失”选项,即可为对象设置“消失”的退出动画。 3、双击设置的动画方案,打开“消失”对话框,切换到“计时”标签下,把“开始”选项设置为“之后”,并设置一个“延迟”时间(如2秒),确定返回,让“退出”动画在“进入”动画之后2秒自动播放。 3.4. 自定义动画路径 1、用“绘图”工具栏上的“椭圆”按钮,在幻灯片中画出一个(或多个)小“质点”。 2、分别选中相应的“质点”,单击“自定义动画”任务窗格中的“添加效果”按钮,选择“动作路径→绘制自定义路径→自由曲线”选项(此时鼠标变成一支笔)。 3、自“质点”处开始,发挥你的想像随意绘制曲线。 4、然后在“计时”标签中,将“重复”项设置为“直到幻灯片末尾”。 3.5. 调整动画顺序 选中需要调整的对象,右击鼠标,在随后出现的快捷菜单中,选择“自定义动画”选项,展开“自定义动画”任务窗格,选中第三个动画方案,按住鼠标左键,将其拖拉到第二个动画方案止方,松开鼠标即可。 注意:此处,利用右键菜单快速展开“自定义动画”任务窗格。 3.6. 设置背景音乐 1、仿照前面的操作,选择一首合适的音乐文件,将其插入到第一张幻灯片中。 2、展开“自定义动画”任务窗格。 3、选中声音播放方案(其实就是一种动画方案),双击打开“播放声音”对话框。 4、在“效果”标签下,选中“在XX幻灯片之后”选项,并输入一个数值(此处假定演示文稿共有28张幻灯片,我们就输入数值28),确定返回就行了。 注意:这样的设置,就相当于让声音播放动画在28张幻灯片之后停止,替代背景音乐的效果。 3.7. 设置动作按钮 1、执行“幻灯片放映动画按钮自定义”命令。 2、在幻灯片中拖拉出一个按钮来,此时系统自动弹出“动作设置”对话框。 3、选中“超链接到”选项,然后单击其右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择“幻灯片”选项,打开“超链接到幻灯片”对话框,选中第十七张幻灯片,确定返回。 4、右击按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选择“添加文本”选项,并输入文本(如“课堂练习”)。 5、设置好文本的字号、字体等,调整好按钮大小,并将其定位在合适的位置上即可。 3.8. 设置强调动画 1、选中需要设置强调动画的对象,执行“幻灯片放映→自定义动画”命令,展开“自定认动画”任务窗格。 2、单击其中的“添加动画”按钮,在随后弹出的快捷菜单中,展开“强调”下面的级联菜单,选择一种“强调”动画(如“陀螺旋”)即可。 注意:选择其中的“其它效果”选项,打开“添加强调效果”对话框,可以设置多种强调动画。 3.9. 设置字幕式动画 1、将字符输入到一个文本框中。 2、选中文本框,单击“自定义动画”任务窗格中的“添加动画”按钮,在随后弹出的快捷菜单中,展开“进入”下面的级联菜单,选中“字幕式”动画选项就行了。 注意:如果“字幕式”动画选项不在“进入”级联菜单中,可以选择其中的“其他动画”选项来设置。 3.10. 设置超级链接 2、选中相应的按钮,执行“插入→超链接”命令,打开“插入超链接”对话框。 3、在左侧“链接到”下面,选中“本文档中的位置”选项,然后在右侧选中第10张幻灯片,确定返回即可。
注意:仿照上面的操作,可以超链接到其他文档、程序、网页上。
四、播放文稿:演示文稿做好了,掌握一些播放的技能和技巧可以帮你做一场漂亮的讲解。 1、选中需要设置切换方式的幻灯片。 2、执行“幻灯片放映→幻灯片切换”命令,打开“幻灯片切换”任务窗格。 3、选择一种切换方式(如“横向棋盘式”),并根据需要设置好“速度”、“声音”、“换片方式”等选项,完成设置。 注意:如果需要将此切换方式应用于整个演示文稿,只要在上述任务窗格中,单击一下“应用于所有幻灯片”按钮就可以了。 4.2. 设置幻灯片放映方式 展开“自定义动画”任务窗格,双击第二个动画方案,单击“开始”右侧的下拉按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选择“之后”选项即可。 注意:在“自定义动画”任务窗格中,还可以快速设置动画播放“速度”等选项。 4.3. 自定义播放方式 1、执行“幻灯片放映→自定义放映”命令,打开“自定义放映”对话框。 2、单击其中的“新建”按钮,打开“定义自定义放映”对话框。 3、输入一个放映方案名称(如“高级”),然后在Ctrlt键的协助下,选项需要放映的幻灯片,然后按下“添加”按钮,再“确定”返回。 4、以后需要放映某种方案时,再次打开“自定义放映”对话框,选择一种放映方案,按下“放映”按钮就OK了。 4.4. 自动播放演示文稿(.pps) 1、启动PowerPoint,打开相应的演示文稿。 2、执行“文件→另存为”命令,打开“另存为”对话框。 3、将“保存类型”设置为“PowerPoint放映(*.pps)”,然后按下“保存”按钮。 4、以后,放映者只要直接双击上述保存的文件,即可快速进入放映状态。 4.5. 记录下放映的感受 在放映过程中,右击鼠标,在随后出现的快捷菜单中,选“屏幕→演讲者备注”选项,打开“演讲者备注”对话框,输入自己的感受或者观众的意见,然后“关闭”对话框,返回继续播放。 注意:记录下来的内容会保存在幻灯片的备注窗口中。 4.6. 在播放时画出重点
在播放过程中,可以在屏幕上画出相应的重点内容:在放映过程中,右击鼠标,在随后出现的快捷菜单中,选“指针选项→毡尖笔”选项,此时,鼠标变成一支“笔”,可以在屏幕上随意绘画。
注意:①右击鼠标,在随后弹出的快捷菜单中,选择“指针选项→墨迹颜色”选项,即可修改“笔”的颜色。②在退出播放状态时,系统会提示是否保留墨变的提示,根据需要做出选择就可以了。
五、综合应用技巧:Powerpoint的其他技巧,掌握了这些技巧,很多事情可以事半功倍。 打开演示文稿,定位到配音开始的幻灯片,执行“幻灯片→放映录制旁白”命令,打开“录制旁白”对话框,直接按下“确定”按钮,在随后弹出的对话框中,选择“当前幻灯片”按钮,进入幻灯片放映状态,边放映边开始录音。 播放和录音结束时,右击鼠标,在随后弹出的快捷菜单中,选择“结束放映”选项,退出录音状态,并在随后弹出的对话框中,选择“保存”按钮,退出即可。 注意: ①如果在“录制旁白”对话框中,选定“链接旁白”命令,以后保存幻灯片时,系统会将相应的旁白声音,按幻灯片分开保存为独立的声音文件。 ②打开“设置放映方式”对话框,选中其中的“放映时不加旁白”选项,确定返回,在播放文稿时不播放声音文件。 ③利用此功能可以进行任何录音操作,比系统的“录音机”功能强多了。 5.2. 打印幻灯片 执行“文件→打印”命令,打开“打印”对话框,将“打印内容”设置为“讲义”,然后再设置一下其他参数,确定打印即可。 注意: ①如果选中“颜色/灰度”下面的“灰度”选项,打印时可以节省墨水。 ②如果经常要进行上述打印,将其设置为默认的打印方式:执行“工具→选项”命令,打开“选项”对话框,切换到“打印”标签下,选中“使用下列打印设置”选项,然后设置好下面的相关选项,确定返回即可。 5.3. 把文稿转换为Word文档 打开需要转换的演示文稿,执行“文件发送Microsoft Office Word”命令,打开“发送到Microsoft Office Word”对话框,选中其中的“只使用大纲”选项,按下“确定”按钮,系统自动启动Word,并将演示文稿中的字符转换到Word文档中,编辑保存即可。 注意:要转换的演示文稿必须是用PowerPoint内置的“幻灯片版式”制作的幻灯片。如果是通过插入文本框等方法输入的字符,是不能实现转换的。 5.4. 加密演示文稿 执行“工具选项”命令,打开“选项”对话框,切换到“安全性”标签下,设置一个“打开权限密码”后,按下“确定”按钮,在随后弹出的对话框中,重复输入一遍上述密码,确定返回,再保存一下演示文稿即可。 注意: ①这是PowerPoint2002及其后续版本一个新增加的功能。 ②如果设置了“修改权限密码”,在没有密码时,对打开的演示文稿所作的修改,不能保存到原文档中。 5.5. 把文稿保存为图片格式 执行“文件另存为”命令,打开“另存为”对话框,单击“保存类型”右侧的下拉按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选择一种图片格式(如“GIF可交换的图形格式*.gif”),然后按下“保存”按钮,并在随后弹出的对话框中,选择“每张幻灯片”选项即可。 注意:保存为图片格式后,可以用图片浏览软件观看相应的演示文稿(只不过动画功能不能使用了)。 5.6. 把PPT转化为图片格式 执行“文件另存为”命令,打开“另存为”对话框,单击“保存类型”右侧的下拉按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选择一种图片格式(如“GIF可交换的图形格式*.gif”),然后按下“保存”按钮,并在随后弹出的对话框中,选择“每张幻灯片”选项即可。 注意:保存为图片格式后,可以用图片浏览软件观看相应的演示文稿(只不过动画功能不能使用了)。 5.7. 把PPT文档转换为WORD文档 打开需要转换的演示文稿,执行“文件发送Microsoft Office Word”命令,打开“发送到Microsoft Office Word”对话框,选中其中的“只使用大纲”选项,按下“确定”按钮,系统自动启动Word,并将演示文稿中的字符转换到Word文档中,编辑保存即可。 注意:要转换的演示文稿必须是用PowerPoint内置的“幻灯片版式”制作的幻灯片。如果是通过插入文本框等方法输入的字符,是不能实现转换的。 5.8. 提取文稿中的图片 1、启动PowerPoint,打开相应的演示文稿文档。 2、执行“文件→另存为网页”命令,打开“另存为网页”对话框。 3、将“保存类型”设置为“网页(*.htm*.html)” ,然后取名(如tp)保存返回。 4、我们在上述网页文件保存的文件夹中,会找到一个名这“tp.files”的文件夹,其中单独保存了演示文稿中的所有图片。 5.9. 宏的应用 1、启动PowerPoint,打开相应的演示文稿文档。 2、执行“文件→另存为网页”命令,打开“另存为网页”对话框。 3、将“保存类型”设置为“网页(*.htm*.html)” ,然后取名(如tp)保存返回。 4、我们在上述网页文件保存的文件夹中,会找到一个名这“tp.files”的文件夹,其中单独保存了演示文稿中的所有图片。 5.10. 制作电子相册 1、执行“插入→图片→新建相册”命令,打开“相册”对话框。 2、单击其中的“文件/磁盘”命令,打开“插入新图片”对话框。 3、定位到照片所在的文件夹,在Shift或Ctrl键的辅助下,选中需要制作成相册的图片,单击“插入”按钮返回。 4、根据需要调整好相应的设置,单击“创建”按钮。 5、再对相册修饰一个即可。 5.11. 嵌入字体格式 1、执行“工具→选项”命令,打开“选项”对话框。 2、切换到“保存”标签中,选中“嵌入TrueType字体”选项,确定返回。 2、 再保存一下演示文稿即可。
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